Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

2. Verarbeitete Daten

Wir verarbeiten nur die Daten, die zur Erbringung unserer Dienste notwendig sind:

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

4. Drittanbieter

Zur Bereitstellung unserer Dienste arbeiten wir mit folgenden Dienstleistern zusammen. Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge oder geeignete Schutzgarantien gemäß DSGVO.

5. Cookies

Wir verwenden zwei Kategorien von Cookies:

6. Speicherdauer

7. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, insbesondere: SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen, AES-256-Verschlüsselung gespeicherter Daten, Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugänge, Zugriffskontrolle nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung sowie regelmäßige automatisierte Backups.

8. Ihre Rechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu. Zur Ausübung wenden Sie sich an support@rechnungsmagier.de:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren:

9. Internationale Datenübermittlung

RunPod, Inc. hat seinen Sitz in den USA. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Wir stellen durch geeignete Schutzgarantien (EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO) sicher, dass ein dem EU-Niveau entsprechendes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Google LLC verarbeitet Daten in EU-Rechenzentren.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Rechtslage oder unserer Dienste anzupassen. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail. Die jeweils aktuelle Version ist stets auf unserer Website abrufbar.

1. Verarbeitung von ERPNext-Instanzdaten

Für das Hosting von ERPNext-Instanzen werden die vom Nutzer in seiner ERPNext-Instanz gespeicherten Daten ausschließlich zur Bereitstellung und zum Betrieb der Instanz verarbeitet. Art und Inhalt dieser Daten liegen allein im Verantwortungsbereich des Nutzers.

2. Infrastruktur und Datenisolierung

Jede ERPNext-Instanz wird auf dedizierter AWS-Infrastruktur betrieben:

• Dedizierte EC2-Instanz pro Nutzer (Anwendungsserver)
• Dediziertes EFS-Dateisystem pro Nutzer (Datenspeicher)
• Separate Datenbanktabelle in einer gemeinsam genutzten RDS-Instanz, logisch isoliert pro Nutzer

Instanzen können vom Nutzer eigenständig gestartet und gestoppt werden. Im gestoppten Zustand werden EC2 und EFS angehalten; die Datenbankdaten bleiben erhalten. Eine Datenweitergabe zwischen verschiedenen Nutzerinstanzen ist technisch ausgeschlossen.

3. Drittanbieter

4. Löschung

Das Löschen einer ERPNext-Instanz durch den Nutzer führt zur unwiederbringlichen Löschung aller zugehörigen Daten (EC2, EFS, Datenbankeinträge). Der Nutzer ist für die Sicherung seiner Daten vor der Löschung eigenverantwortlich. Nach Vertragsbeendigung werden alle Instanzdaten spätestens 30 Tage nach Vertragsende gelöscht.

1. Verarbeitung von Rechnungsdaten

Hochgeladene Rechnungen werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Automatisierte Extraktion relevanter Rechnungsdaten
• Übertragung der extrahierten Daten und der Rechnungsdatei an Ihre Buchhaltungssoftware via API
• Verbesserung unserer KI-Modelle durch Analyse gespeicherter Rechnungsdaten (Einzelheiten im AVV)

2. KI-Verarbeitung im Detail

1. Parteien

2. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung

Gegenstand: Der Auftragsverarbeiter verarbeitet im Auftrag des Verantwortlichen PDF-Rechnungen mittels spezialisierter KI-Modelle (Amazon-KI und/oder Google Document AI). Dies umfasst die Extraktion relevanter Rechnungsdaten und deren Übertragung an das Buchhaltungssystem des Verantwortlichen.

Primärer Zweck: Automatisierung der Buchhaltungsprozesse des Verantwortlichen – Vereinfachung der Rechnungsverarbeitung, Reduktion manueller Eingaben, Vermeidung von Übertragungsfehlern.

Sekundärer Zweck – Modellverbesserung: Der Verantwortliche beauftragt den Auftragsverarbeiter ausdrücklich, extrahierte Rechnungsdaten (Textinhalte und Felder, nicht jedoch die Original-PDF-Dateien) zur kontinuierlichen Verbesserung der KI-Modelle dauerhaft zu speichern und zu analysieren. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an präziserer Rechnungserkennung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die gespeicherten Daten werden ausschließlich für diesen Zweck verwendet; eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

3. Kategorien verarbeiteter Daten und betroffener Personen

Daten: Personenstammdaten (Name, Anschrift), Vertragsdaten (Bestellnummer), Abrechnungsdaten (Rechnungsbeträge, Steuersätze, Zahlungsarten), Bestelldaten (Artikel, Preise, Mengen), zeitliche Daten (Rechnungs- und Lieferdaten).

Betroffene Personen: Kunden und Geschäftspartner des Verantwortlichen, deren Daten auf Rechnungen enthalten sind.

4. Pflichten des Auftragsverarbeiters

• Weisungsgebundenheit: Verarbeitung ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen.
• Vertraulichkeit: Alle mit der Verarbeitung befassten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
• Technisch-organisatorische Maßnahmen: Umsetzung der in Ziffer 6 beschriebenen Maßnahmen.
• Unterstützung bei Betroffenenrechten: Unterstützung des Verantwortlichen bei der Erfüllung von Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs- und Löschungsanfragen gemäß Art. 12–23 DSGVO.
• Meldepflicht: Unverzügliche Meldung von Datenschutzverletzungen und Unterstützung bei der Meldung an Aufsichtsbehörden gemäß Art. 33 DSGVO.
• Löschung nach Vertragsende: Nach Beendigung des Vertrags werden alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

5. Unterauftragsverarbeiter

Folgende Unterauftragsverarbeiter sind genehmigt:

• Amazon Web Services EMEA SARL – Dokumentenspeicherung (EU, Frankfurt)
• RunPod, Inc. – GPU-Computing für Amazon-KI-Modell (verschlüsselt, keine Dauerspeicherung)
• Google LLC – Document AI für Universal-KI (EU-Rechenzentren)
• Hetzner Online GmbH – Hosting der Anwendung (Deutschland)

Änderungen im Unterauftragsverhältnis werden dem Verantwortlichen mitgeteilt. Der Verantwortliche hat das Recht, innerhalb von 4 Wochen nach Mitteilung Einspruch zu erheben.

6. Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)

7. Haftung und Schlussbestimmungen

Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber betroffenen Personen entsprechend Art. 82 DSGVO. Änderungen dieses AVV bedürfen der Textform.

Dieser AVV wird automatisch mit Nutzung des Dienstes geschlossen und ist rechtlich bindend gemäß Art. 28 DSGVO. Stand: 14.03.2026.