Stand: 25.07.2025
Diese Datenschutzerklärung ist modular aufgebaut:
Die RechnungsMagier UG (haftungsbeschränkt) (nachfolgend "wir", "uns" oder "RechnungsMagier") nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß den Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Web-App und Dienste.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
RechnungsMagier UG (haftungsbeschränkt)Im Rahmen der Nutzung unserer Dienste verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:
Für die Verarbeitung von Daten, für die wir Ihre ausdrückliche Einwilligung eingeholt haben, wie z.B.:
Für die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten, wie z.B.:
Für die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, wie z.B.:
Für die Wahrung unserer berechtigten Interessen, sofern nicht Ihre Interessen überwiegen, wie z.B.:
Für die Bereitstellung unserer Dienste arbeiten wir mit folgenden Drittanbietern zusammen:
Unsere App verwendet notwendige Cookies und Session-Daten. Dies sind kleine Textdateien bzw. Informationen, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Diese sind notwendig, um die Funktionalität unserer App zu gewährleisten, insbesondere um Ihren Login-Status zu erhalten und die korrekte Verarbeitung Ihrer Rechnungen sicherzustellen. Sie können Ihre jederzeit anpassen.
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten:
Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Verarbeitung nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und InformationsfreiheitWir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, oder wie dies gesetzlich vorgeschrieben ist:
Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der EU/des EWR. Wir stellen sicher, dass diese Übermittlungen nur stattfinden, wenn:
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Website.
Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Website informieren.
Bei Fragen zum Datenschutz, zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:
Datenschutzbeauftragter:
E-Mail: datenschutz@rechnungsmagier.de
Postalisch: RechnungsMagier UG, Datenschutz, Mühlenstraße 8A, 14167 Berlin
Die von Ihnen hochgeladenen Amazon-Rechnungen werden ausschließlich für folgende Zwecke verwendet:
Für die Verarbeitung Ihrer Amazon-Rechnungen arbeiten wir mit folgenden Drittanbietern zusammen:
Ihre Amazon-Rechnungen werden verschlüsselt in unserem S3-Speicher innerhalb der EU gespeichert. Die Speicherung erfolgt nur temporär für die Verarbeitung und Übermittlung an Ihre Buchhaltungssoftware via API. Zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Erkennungssoftware speichern wir Textinhalte der Rechnungen.
KI-Verarbeitung: Die eigentliche Rechnungserkennung erfolgt über unser KI-Modell, das auf RunPod GPU-Servern ausgeführt wird. Dabei werden Ihre Rechnungen:
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag wird gemäß Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschlossen zwischen dem Nutzer als Verantwortlichem und der RechnungsMagier UG (haftungsbeschränkt) als Auftragsverarbeiter.
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag wird geschlossen zwischen:
RechnungsMagier UG (haftungsbeschränkt)
Mühlenstraße 8a
14167 Berlin
Deutschland
E-Mail: support@rechnungsmagier.de
nachfolgend "Auftragsverarbeiter" genannt
Dem jeweiligen Nutzer des RechnungsMagier-Dienstes, der durch die Nutzung des Dienstes diesem Vertrag zustimmt
nachfolgend "Verantwortlicher" genannt
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen. Die Verarbeitung umfasst die automatisierte Verarbeitung von Amazon-Rechnungen sowie deren Übertragung und Buchung in die Buchhaltungssoftware des Verantwortlichen via API-Schnittstelle.
Der konkrete Gegenstand der Verarbeitung besteht in der Extraktion relevanter Rechnungsdaten aus den vom Verantwortlichen bereitgestellten Amazon-Rechnungen, deren Aufbereitung und der anschließenden Übermittlung an das Buchhaltungssystem via standardisierte API-Schnittstellen.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt unmittelbar nach dem Upload der Rechnungen durch den Verantwortlichen.
Der Verantwortliche beauftragt den Auftragsverarbeiter aus berechtigtem Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, die Rechnungserkennungssoftware kontinuierlich zu verbessern. Zu diesem Zweck ist der Auftragsverarbeiter berechtigt, die verarbeiteten Rechnungsdaten zu speichern und zu analysieren. Dies dient der:
Die gespeicherten Daten werden ausschließlich für die genannten Zwecke verwendet und nach den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Der Zweck der Verarbeitung liegt in der Automatisierung und Optimierung der Buchhaltungsprozesse des Verantwortlichen. Dies umfasst insbesondere:
Im Rahmen der Verarbeitung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
Von der Datenverarbeitung sind folgende Personengruppen betroffen:
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen.
Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Der Auftragsverarbeiter trifft alle gemäß Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, die in der Anlage TOM detailliert beschrieben sind.
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung der Betroffenenrechte gemäß Art. 12-23 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung und Löschung.
Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen unverzüglich Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten und unterstützt bei der Meldung an Aufsichtsbehörden gemäß Art. 33 DSGVO.
Folgende Unterauftragsverarbeiter sind vom Verantwortlichen genehmigt:
Änderungen im Unterauftragsverhältnis werden dem Verantwortlichen mitgeteilt. Der Verantwortliche hat das Recht, Einspruch gegen solche Änderungen zu erheben.
Der Vertrag beginnt automatisch mit Abschluss eines Abonnements für den RechnungsMagier-Dienst für die Amazon-Rechnungsverarbeitung und endet mit dessen Kündigung.
Nach Beendigung des Vertrags werden alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen entweder gelöscht oder zurückgegeben.
Physischer Zugang zu Datenverarbeitungssystemen wird durch Sicherheitssysteme und strenge Zugangsprotokolle geschützt.
Zugang zu Systemen wird durch Zwei-Faktor-Authentifizierung und verschlüsselte Verbindungen gesichert.
Berechtigungen werden nach dem Prinzip der minimalen Rechte vergeben und regelmäßig überprüft.
Datenübertragungen werden durch Verschlüsselung und sichere Protokolle geschützt.
Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber betroffenen Personen entsprechend der in Art. 82 DSGVO getroffenen Regelungen.
Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.
Dieser AVV wird automatisch mit Nutzung des Dienstes geschlossen und ist rechtlich bindend gemäß Art. 28 DSGVO.
Stand: 25.07.2025