Anleitung

Einrichtungsassistent für RechnungsMagier

Unser Einrichtungsassistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, um RechnungsMagier optimal auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen. Hier finden Sie eine detaillierte Erklärung jedes Schritts:

Schritt 1: Namen auf Rechnungen

In diesem Schritt geben Sie Ihren Namen oder Firmennamen ein, wie er auf Ihren Rechnungen erscheint. Sie können mehrere Varianten hinzufügen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Rechnungen korrekt erkannt werden. Diese Information ist entscheidend, um zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu unterscheiden und Ihre Rechnungen präzise zu verbuchen.

Schritt 2: API-Konfiguration

Hier wählen Sie Ihre sevdesk API-Version aus und fügen Ihren API-Schlüssel ein. Dies ermöglicht RechnungsMagier, sicher mit Ihrem sevdesk-Konto zu kommunizieren. Der Assistent überprüft die Verbindung, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist.

Um Ihren API-Schlüssel zu finden, gehen Sie in sevdesk zur Navigationsleiste und wählen Sie 'Erweiterungen' -> 'API'. Dort finden Sie Ihren API-Schlüssel.

Die API-Version können Sie herausfinden, indem Sie auf Ihren Benutzernamen klicken. Die Version wird dann unten über oder unter dem Abmelde-Button angezeigt.

Schritt 3: Buchungskonto für Amazon Seller Konto

In diesem Schritt richten Sie ein Verrechnungskonto für Ihr Amazon Seller Konto ein. Sie haben die Wahl, ein bestehendes Konto zu verwenden oder ein neues zu erstellen. Die Kontonummer, die Sie hier angeben (z.B. 1800-1850 für SKR04 oder 1200-1250 für SKR03), wird für die automatische Verbuchung Ihrer Amazon-Transaktionen verwendet.

Schritt 4: Abschluss der Einrichtung

Nach Abschluss der vorherigen Schritte ist Ihr RechnungsMagier einsatzbereit! Je nach Ihrem Abonnementstatus können Sie nun entweder direkt mit der Verarbeitung Ihrer Rechnungen beginnen oder eine kostenlose Testphase starten.

Mit diesen Einstellungen ist RechnungsMagier optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt und bereit, Ihre Buchhaltung zu vereinfachen und zu automatisieren.

Sollten Sie weitere spezifische Buchungsvorlagen benötigen oder möchten Sie mehr über die Anpassung Ihrer Buchungslogik erfahren, werfen Sie einen Blick in unseren Artikel zu Buchungsvorlagen. Dort finden Sie detaillierte Informationen zur Erstellung und Verwaltung individueller Buchungsvorlagen.

Buchungsvorlagen sind ein zentrales Element in RechnungsMagier, das Ihnen hilft, Ihre Rechnungen automatisch und präzise zu kategorisieren und zu buchen. Sie können auf Ihre Buchungsvorlagen über einen Link auf der Profilseite zugreifen.

Grundlagen der Buchungsvorlagen

• Zweck: Buchungsvorlagen definieren, wie verschiedene Arten von Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem verarbeitet werden sollen.
• Komponenten: Jede Buchungsvorlage besteht aus Namen, Beispielbuchung (Voucher ID), Buchungskontonummer, Rechnungstyp (Eingangs-/Ausgangsrechnung) und den Kriterien unter welchen die Buchungsvorlage angewendet werden soll.

Erstellen einer Buchungsvorlage

1. Neue Vorlage anlegen: Geben Sie in der letzten Zeile der Tabelle einen Namen für die neue Vorlage und die entsprechende Voucher ID der Beispielbuchung ein.
2. Voucher ID kopieren: Nachdem Sie auf einen spezifischen Beleg bei sevdesk geklickt haben, kopieren Sie die Voucher ID (Beleg-ID) aus der URL, wie auf dem Screenshot zu sehen.
   
3. Vorlage bearbeiten: Klicken Sie auf "Bearbeiten", um weitere Details der Vorlage festzulegen.

Bearbeiten einer Buchungsvorlage

Im Bearbeitungsfenster können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• Buchungskontonummer: Geben Sie die Nummer des Buchungskontos ein.
• Kriterien: Legen Sie Kriterien fest, unter denen die Vorlage angewendet werden soll.
• Rechnungstyp: Wählen Sie zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnung.

Kriterien

Kriterien bestimmen, wann eine Buchungsvorlage angewendet wird. Sie können mehrere Kriterien für eine Vorlage festlegen:

• Umsatzsteuersatz: Der auf der Rechnung angegebene Steuersatz.
• Ländercode:Der Ländercode des Bestimmungslandes auf der Rechnung.
• Verkäufername: Der Name des Verkäufers auf der Rechnung.

Anwendung der Vorlagen

Wenn Sie Rechnungen in RechnungsMagier hochladen, werden diese automatisch anhand der definierten Vorlagen verarbeitet:

1. Das System prüft jede Rechnung gegen alle definierten Vorlagen.
2. Wenn die Kriterien einer Vorlage erfüllt sind, wird die entsprechende Buchungsvorlage angewendet.
3. Die Buchung wird in sevdesk vorgeschlagen oder direkt durchgeführt, je nach Ihren Einstellungen.

Durch sorgfältig definierte Buchungsvorlagen können Sie den Prozess der Rechnungsverarbeitung erheblich beschleunigen und Fehler minimieren. Passen Sie Ihre Vorlagen regelmäßig an, um die Genauigkeit und Effizienz Ihrer Buchhaltung zu optimieren.

Rechnungsverarbeitung mit RechnungsMagier

RechnungsMagier bietet eine effiziente Lösung zur Verarbeitung Ihrer Rechnungen. Hier finden Sie eine Übersicht über den Prozess in vier Hauptschritten:

1. Rechnungen von Amazon herunterladen

Bevor Sie RechnungsMagier nutzen, müssen Sie Ihre Rechnungen von Amazon herunterladen:

1. Gehen Sie in Ihrem Amazon Seller Central-Konto zur Seitenleiste.
2. Navigieren Sie zu "Berichte" -> "Steuerdokumente".
3. Hier können Sie zwei Arten von Rechnungen herunterladen:
   • "Rechnungen mit ausgewiesener USt."
   • "Rechnungen über Verkaufsgebühren"

2. Rechnungen bei RechnungsMagier hochladen

In diesem Schritt werden die Rechnungsdaten erfasst:

• Laden Sie bis zu 300 PDF-Rechnungen gleichzeitig hoch.
• Das System extrahiert mithilfe von KI alle relevanten Informationen aus den Rechnungen.
• Sie sehen den Fortschritt der Verarbeitung in Echtzeit.

3. Überprüfen und Senden der Daten an sevdesk

Nach der Extraktion können Sie die Daten überprüfen und an sevdesk senden:

• Überprüfen Sie die extrahierten Daten und passen Sie sie bei Bedarf an.
• Wichtig: Nach Änderung der Rechnungsdaten müssen Sie auf "Rechnungsdaten aktualisieren" klicken, damit die Änderungen wirksam werden.
• Nutzen Sie den "Neue Belege erstellen" Schalter für erstmalige Uploads oder lassen Sie ihn aus, wenn die Rechnungen bereits in sevdesk vorhanden sind.
• Das System prüft auf Duplikate anhand der Rechnungsnummern.
• Senden Sie die Daten an sevdesk.
• Nach dem Senden werden erfolgreich übertragene Rechnungen mit einem grünen Rand angezeigt.
• Rechnungen, die nicht erfolgreich übertragen wurden, erhalten einen roten Rand. Sie können diese löschen oder den Fehler beheben und es erneut versuchen.
• Fehlermeldungen werden am unteren Rand des Bildschirms angezeigt.

4. Belege buchen

Im letzten Schritt können Sie die Belege in sevdesk buchen:

• Nach der Übertragung haben die Belege den Status 'Offen' in sevdesk.
• Klicken Sie auf 'Belege buchen', um den Vorgang abzuschließen.
• Die Belege werden automatisch als bezahlt markiert und an das entsprechende Verrechnungskonto gebucht.

RechnungsMagier bietet Ihnen die Flexibilität, den Prozess an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie können entscheiden, ob Sie neue Belege erstellen oder bestehende aktualisieren möchten, und ob Sie die Belege sofort buchen oder erst überprüfen wollen.

Für weitere Tipps zur effizienten Nutzung von RechnungsMagier, schauen Sie sich unseren Tipps & Tricks Artikel an.

Auf der Profilseite können Sie verschiedene Aspekte Ihres Kontos verwalten und einsehen:

• E-Mail-Adresse: Hier wird Ihre aktuelle E-Mail-Adresse angezeigt.
• API Token: Sie können Ihren API Token einsehen und bei Bedarf ändern. Der Token wird aus Sicherheitsgründen teilweise verborgen angezeigt.
• Buchungsvorlagen: Führt Sie zu Ihren Buchungsvorlagen, welche Sie einsehen und anpassen können.
• Passwort ändern: Hier können Sie Ihr Passwort aktualisieren, um die Sicherheit Ihres Kontos zu gewährleisten.
• Abonnement verwalten: Sie können Ihren aktuellen Abonnementstatus einsehen und verschiedene Aktionen durchführen:
  • Abonnement kündigen
  • Upgrade oder Downgrade des Abonnements
  • Gekündigtes Abonnement fortsetzen
  • Fällige Zahlungen tätigen
• Bestellverlauf: Hier können Sie Ihre vergangenen Bestellungen und Rechnungen einsehen und herunterladen.

Um Änderungen an Ihrem Profil vorzunehmen, klicken Sie einfach auf die entsprechenden Schaltflächen oder Links. Bei Fragen oder Problemen zögern Sie nicht, unseren Kundenservice zu kontaktieren.

OSS Sachverhalte in RechnungsMagier

One-Stop-Shop (OSS) Sachverhalte können in RechnungsMagier einfach und effizient über die Buchungsvorlagen erfasst werden. Hier erfahren Sie, wie Sie OSS-Transaktionen korrekt einrichten und verbuchen können.

Einrichtung von OSS Buchungsvorlagen

Um OSS Sachverhalte zu erfassen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Beispielbuchung in sevdesk erstellen: Erstellen Sie zunächst eine Beispielbuchung in sevdesk, die die gewünschte OSS-Vorlage betrifft. Eine detaillierte Anleitung finden Sie unter https://hilfe.sevdesk.de/de/knowledge/oss-verfahren. Beachten Sie, dass diese Anleitung nur für sevdesk v1 gilt, nicht für v2.
2. Voucher ID kopieren: Nach der Erstellung der Beispielbuchung kopieren Sie die Voucher ID des Belegs aus der URL.
3. Buchungsvorlage erstellen: In RechnungsMagier erstellen Sie nun eine neue Buchungsvorlage. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein (z.B. 'AT_10' für Österreich mit 10% USt) und fügen Sie die kopierte Voucher ID ein.
4. Kriterien festlegen: Definieren Sie die Kriterien für die Vorlage, zum Beispiel:
   • Ländercode (COUNTRY_CODE): AT (für Österreich)
   • Umsatzsteuersatz (VAT_RATE): 10 (für 10% USt)
   • Verkäufername (SELLER_NAME): {Ihr Name oder Firmenname}
5. Zahlungskontonummer eingeben: Sie können hier die allgemeine Kontonummer für Ihr Amazon Seller Central Konto verwenden oder für jedes Land eine eigene Nummer festlegen. Geben Sie einfach die gewünschte Nummer ein.
6. Rechnungstyp wählen: Wählen Sie 'Ausgangsrechnung' als Rechnungstyp für OSS-Sachverhalte.

Wichtige Hinweise

• sevdesk Version: Aktuell ist es noch nicht möglich in sevdesk v2 OSS Sachverhalte korrekt abzubilden.
• API-Version prüfen: Um Ihre sevdesk API-Version zu überprüfen, klicken Sie auf Ihren Benutzernamen. Die Version wird dann unten über oder unter dem Abmelde-Button angezeigt.

Durch die korrekte Einrichtung von OSS Sachverhalten in RechnungsMagier können Sie Ihre grenzüberschreitenden Transaktionen effizient und regelkonform verwalten. Bei Fragen zur Einrichtung oder Verwendung zögern Sie nicht, unseren Support zu kontaktieren.

Tipps & Tricks für RechnungsMagier

Hier finden Sie nützliche Hinweise, um RechnungsMagier effizient zu nutzen und das Beste aus dem Tool herauszuholen:

1. Buchungsvorlagen vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass alle Buchungsvorlagen für die Rechnungen, die Sie hochladen möchten, bereits vorhanden sind. Dies ist der Schlüssel zu einer reibungslosen und effizienten Verarbeitung. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Buchungsvorlagen sorgfältig zu erstellen und zu überprüfen, bevor Sie mit dem Hochladen beginnen. Eine gut vorbereitete Grundlage an Buchungsvorlagen wird Ihnen viel Zeit und Mühe bei der späteren Verarbeitung ersparen.

2. Nutzen Sie die Batch-Verarbeitung

Laden Sie bis zu 300 Rechnungen gleichzeitig hoch, um Zeit zu sparen und den Prozess effizienter zu gestalten.

3. Regelmäßiges Herunterladen von Rechnungen

Laden Sie Ihre Amazon-Rechnungen regelmäßig, idealerweise wöchentlich oder monatlich, herunter. Dies verhindert die Ansammlung unverarbeiteter Rechnungen und erleichtert die zeitnahe Buchführung.

Indem Sie diese Tipps befolgen, können Sie die Effizienz Ihrer Buchhaltungsprozesse mit RechnungsMagier maximieren und potenzielle Fehler minimieren.